PM²: com gestionar projectes culturals i aconseguir finançament europeu

Descobreix què és PM², les seves fases i com aplicar-la a projectes culturals d’arts i creació per estructurar propostes de finançament europeu.

PM² (Project Management Methodology) és una metodologia de gestió de projectes desenvolupada per la Comissió Europea. Però, què té a veure PM² amb un projecte cultural? Doncs molt perquè pot ajudar-nos a preparar una proposta per aconseguir finançament europeu.

PM² pot ser una eina molt útil per estructurar projectes culturals i creatius que impliquen diversos socis, països, activitats, pressupostos i resultats. És especialment interessant quan volem presentar un projecte a una convocatòria europea i necessitem demostrar no només que tenim una bona idea artística, sinó també que sabem com executar-la, controlar-la i avaluar-ne els resultats.

En aquest article expliquem què és PM², quan es pot utilitzar i com aplicar les seves fases a un projecte europeu d’arts i creació.

Què és PM²?

PM² és una metodologia de gestió de projectes creada per la Comissió Europea per proporcionar una manera comuna i estructurada de gestionar projectes.

La metodologia organitza el projecte al voltant de:

• una estructura de governança;
• uns rols i responsabilitats;
• un cicle de vida;
• processos de gestió;
• plans de treball;
• documents i eines de seguiment.

Un dels avantatges de PM² és que és una metodologia adaptable. No cal aplicar tots els elements amb el mateix nivell de complexitat en tots els projectes.

Això és especialment interessant en cultura, on podem trobar projectes molt diferents: des d’una petita producció artística fins a una gran coproducció europea amb diversos socis.

PM² – Project Management Methodology de la Comissió Europea

Quan podem utilitzar PM²?

Sempre perquè PM² és útil quan tenim un projecte amb una certa complexitat i necessitem organitzar-lo de manera sistemàtica.

Per exemple, pot ser útil si el projecte:

• té diversos socis;
• implica diferents països;
• té un pressupost que cal controlar;
• té una durada determinada;
• necessita produir resultats concrets;
• implica riscos;
• necessita diferents professionals o proveïdors;
• ha de complir uns indicadors;
• necessita justificar les despeses;
• o està vinculat a una convocatòria de finançament.

En un projecte cultural europeu, PM² pot ajudar-nos a estructurar activitats com: recerca artística, residències, creació, producció, estrena, gira, comunicació, participació de públics, avaluació, disseminació.…

La metodologia ens ajuda a respondre una pregunta fonamental:

Qui farà què, quan, amb quins recursos i amb quin resultat?

Les quatre fases d’un projecte PM²

El cicle de vida PM² es divideix en quatre grans fases:

1. Iniciació
2. Planificació
3. Execució
4. Tancament

A aquestes quatre fases cal afegir-hi un procés transversal especialment important: Monitorització i Control.

No es tracta d’una cinquena fase. La monitorització i el control es desenvolupen durant tot el projecte. Això permet comprovar si el projecte avança segons el que havíem planificat i actuar quan apareixen desviacions, riscos, incidències o canvis.

1. Iniciació: convertir una idea en un projecte

La fase d’iniciació és el moment en què una idea o una necessitat es transforma en una proposta de projecte.

És el moment de respondre:

• Què volem fer?
• Per què ho volem fer?
• Quina necessitat volem abordar?
• Quin valor aportarà?
• Qui hi participarà?
• Quins resultats esperem?
• És viable?

Qui intervé en la iniciació?

El principal impulsor és el Project Owner (PO).

També hi poden intervenir:

• Project Manager;
• Business Manager;
• futurs socis;
• stakeholders;
• membres dels òrgans de governança.

Quins documents hi ha?

Tres documents són especialment importants:

• Project Initiation Request: És el document que formalitza la proposta inicial. Serveix per explicar que existeix una necessitat o oportunitat i que es proposa estudiar-la com a projecte.
• Business Case: Explica per què val la pena fer el projecte. Inclou la justificació, els beneficis esperats, les alternatives, una primera aproximació al cost i les principals restriccions.
• Project Charter: Formalitza el projecte i n’estableix les bases: objectius, abast, calendari, pressupost inicial, riscos, governança i altres elements fonamentals.

2. Planificació: explicar com farem el projecte

Una vegada aprovat el projecte, arriba una de les fases més importants: la planificació.

Si la iniciació respon a: Què volem fer i per què? la planificació respon a: Com ho farem?

Aquí convertim la idea artística en un projecte concret.

Qui intervé en la planificació?

El principal responsable és el Project Manager (PM).

També hi intervenen:

• Project Owner;
• Project Core Team;
• socis;
• artistes;
• equips de producció;
• responsables financers;
• comunicació;
• avaluació;
• altres stakeholders.

Quins elements hi ha?

Entre els principals elements de planificació trobem:

• Project Handbook
• Project Work Plan
• Project Stakeholder Matrix
• Risk Management Plan
• Quality Management Plan
• Communications Management Plan
• Change Management Plan
• Issue Management Plan
• Business Implementation Plan
• Outsourcing Plan
• Transition Plan

No tots els projectes necessiten el mateix nivell de detall. PM² permet adaptar la metodologia a les dimensions i característiques del projecte.

3. Execució: fer realitat el projecte

Arribem al moment en què el projecte deixa de ser un pla i passa a ser una realitat. És la fase en què es desenvolupen les activitats i es produeixen els resultats.

Qui intervé en l’execució?

El principal motor és el Project Core Team.

En un projecte cultural pot estar format per:

• Project Manager;
• productor/a;
• artistes;
• director/a artístic/a;
• tècnics;
• responsables de comunicació;
• responsables de mediació;
• responsables administratius;
• equips dels socis;
• proveïdors externs.

Quins elements hi ha?

Durant l’execució podem trobar:

• informes de progrés;
• informes d’estat;
• reunions de projecte;
• actes de reunió;
• sol·licituds de canvi;
• deliverables;
• registres de decisions;
• registres d’incidències.

Els deliverables són especialment importants.

Són els resultats que el projecte s’ha compromès a produir.

4. Monitorització i Control: saber si el projecte va bé

Aquesta és una de les parts més importants de PM². La Monitorització i el Control no són una fase independent que comença després de l’execució. És un procés transversal que acompanya tot el projecte. Monitoritzar significa observar i mesurar què està passant. Controlar significa comparar-ho amb el que havíem planificat i prendre decisions quan hi ha desviacions.

Qui intervé?

El principal responsable és el Project Manager, però hi participen diferents actors:

• Project Owner;
• Project Core Team;
• socis;
• Project Steering Committee;
• responsables financers;
• responsables de qualitat;
• responsables de comunicació;
• stakeholders.

Què hem de controlar?

• Temps: El projecte avança segons el calendari?
• Pressupost: Estem gastant més o menys del que estava previst?
• Abast: Estem fent realment el projecte que havíem definit?
• Qualitat: Els resultats compleixen els criteris establerts?
• Riscos: Què pot posar en perill el projecte?
• Incidències: Quins problemes han aparegut?
• Canvis: Cal modificar alguna part del projecte?
• Decisions: Quines decisions s’han pres i qui les ha aprovat?

Els principals registres de Monitorització i Control

PM² utilitza diferents eines per facilitar aquest seguiment:

• Risk Log
• Issue Log
• Change Log
• Decision Log

També hi ha diferents checklists i revisions per comprovar que el projecte compleix els requisits establerts.

PM² Artefacts – Comissió Europea

Exemple: què passa si una residència artística es retarda?

Imaginem que el projecte preveu una residència artística al juny.

Al maig, un dels artistes comunica que no podrà participar fins al setembre.

Aparentment és només un canvi de calendari.

Però el Project Manager ha d’analitzar:

• afecta altres residències?
• afecta la producció?
• afecta l’estrena?
• afecta el pressupost?
• afecta els contractes?
• afecta els indicadors?
• afecta els altres socis?

5. Tancament: acabar bé també forma part del projecte

Un projecte no acaba simplement quan es fa l’última activitat.

La fase de tancament serveix per assegurar que:

• els resultats han estat lliurats;
• els deliverables han estat acceptats;
• els contractes s’han tancat;
• les despeses s’han revisat;
• els objectius s’han avaluat;
• les lliçons apreses s’han documentat;
• i els resultats tenen continuïtat quan sigui necessari.

Qui intervé?

Principalment:

• Project Manager;
• Project Owner;
• Project Core Team;
• socis;
• stakeholders;
• òrgans de governança.

Quin és el document principal?

Project-End Report: És l’informe final del projecte.

Pot recollir:

• objectius assolits;
• resultats;
• desviacions;
• pressupost;
• incidències;
• lliçons apreses;
• impacte;
• recomanacions.

PM² i finançament europeu

Una pregunta habitual és si PM² em pot ajudar a aconseguir finançament europeu? La resposta necessita un matís important: PM² no és un programa de subvencions. És una metodologia de gestió de projectes. Per tant, utilitzar PM² no significa que un projecte obtingui automàticament finançament europeu. Però pot ajudar molt a construir una proposta sòlida.

I aquesta és precisament una de les fortaleses de PM².

PM² aplicada a una proposta europea

Una proposta europea ha d’explicar de manera coherent: necessitat → objectius → activitats → resultats → impacte → recursos → pressupost → riscos → avaluació.

Podem imaginar el procés així:

Aquesta estructura ajuda a convertir una idea artística en un projecte que es pot explicar, pressupostar, executar i avaluar. I això és especialment important en les convocatòries europees.

És PM² adequada per als projectes culturals?

Sí.

PM² no està limitada als projectes tecnològics o administratius. La metodologia es pot adaptar a diferents tipus de projectes.

En cultura pot ser especialment útil quan tenim:

• coproduccions;
• projectes internacionals;
• diversos socis;
• artistes de diferents països;
• residències;
• mobilitat;
• gires;
• activitats amb públics;
• pressupostos complexos;
• diferents fonts de finançament;
• indicadors d’impacte;
• obligacions de justificació.

Per tant, un projecte d’arts i creació amb dimensió europea és un bon candidat per aplicar PM².

PM² i Creative Europe

Un dels programes que pot resultar especialment interessant per als projectes culturals és Creative Europe.

El programa dona suport als sectors culturals i creatius europeus i inclou, entre altres línies, els European Cooperation Projects.

Aquests projectes busquen fomentar la cooperació transnacional entre organitzacions culturals i creatives.

Creative Europe – Culture

Això pot encaixar molt bé amb un projecte d’arts i creació que, per exemple, impliqui:

• una organització cultural catalana;
• una organització francesa;
• una organització italiana;
• artistes de diferents països;
• residències artístiques;
• una nova creació;
• estrenes en diferents països;
• activitats de participació ciutadana;
• comunicació i disseminació europea.

En aquest cas, PM² pot servir com a estructura de gestió del projecte, mentre que Creative Europe seria una possible font de finançament.

És important, però, revisar sempre els requisits de la convocatòria concreta, perquè cada programa estableix els seus propis criteris d’elegibilitat, partenariats, pressupost, activitats i resultats.

PM² ens ofereix una manera estructurada d’acompanyar un projecte des del primer moment. Però PM² ens obliga a fer-nos preguntes que transformen aquesta idea en un projecte:

Per què?

Per a qui?

Amb qui?

Què farem?

Quan?

Amb quin pressupost?

Quins resultats obtindrem?

Com mesurarem l’impacte?

Quins riscos tenim?

Qui serà responsable de cada cosa?

Com sabrem si el projecte va bé?

Com demostrarem què hem aconseguit?

Aquest és el gran valor de PM².

No es tracta només d’una metodologia administrativa. És una manera de convertir una idea en un projecte estructurat, viable, monitoritzable i justificable.

I, quan parlem de projectes culturals que aspiren a obtenir finançament europeu, aquesta capacitat de passar de la idea a una proposta clara, coherent i executable pot marcar una diferència important.